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西南交通大学网络教育学院文件
西交校网院[2012]6号
西南交通大学网络教育学院
毕业档案管理办法（试行）
为加强对西南交通大学网络教育学院（以下简称学院）毕业档案的规范管理，根据《高等学校档案管理办法》和《西南交通大学网络教育学生学籍管理规定》，结合网络教育的实际情况，特制定本办法。
第一条 毕业档案由学院安排专人负责收集、归类和整理等工作。档案管理员应严格执行国家对档案管理的有关规定，确保档案的完整和安全。
第二条 学生符合毕业条件时，根据学生的学籍档案，建立其毕业档案。毕业档案包括以下材料：
1、《西南交通大学网络教育学生录取情况表》；
2、《西南交通大学网络教育学生学籍及成绩记录表》；
3、《西南交通大学网络教育学院毕业生登记表》。
第三条 《西南交通大学网络教育学院毕业生登记表》是毕业档案中的重要材料，学习中心应予以高度重视和积极配合，做好组织填写和审核工作，具体要求有：
1、学习中心应于学生毕业前最后一学期组织学生做好填写工作；
2、学习中心按“填表说明”的要求逐份审核学生所填信息并签署“学习中心意见”。“学习中心意见”应是对学生在读期间的学习表现、考试纪律等情况的全面评价，鉴定内容不得少于50字。
3、学习中心按班级和学号整理齐备并附清单后上交学院。上交的时间上半年不得晚于5月30日，下半年不得晚于10月30日。
第四条 毕业档案统一使用“西南交通大学学生档案袋”封装，粘贴“西南交通大学密封条”并加盖公章后，按批次将毕业档案移交到学习中心。学院原则上不面向毕业生发放档案。
第五条 学习中心收到档案后应立即仔细清点核对，并于3个工作日内按要求反馈档案签收记录，由学院档案管理员做好相关记录并留存纸质材料备案。
第六条 学习中心应妥善保管毕业档案，并做好档案的整理和发放工作。保管过程中必须保持档案密封的完整无损，不得遗失。向学生发放档案时应做好签收记录，若学生委托他人带领，则须附学生委托申请及代领人的证明材料。
第七条 毕业生不得自行拆开档案，否则该档案作废。凡因毕业生个人原因造成档案遗失或损坏的，毕业生应负完全责任，学院不再受理重新制作档案的申请。学习中心应做好相关宣传和解释工作。
第八条 任何人不得涂改或伪造毕业档案材料，如发现，一经查实，报有关部门处理，追究当事人的责任。
第九条 已毕业学生的档案资料，一经发放后原则上不再补发，若需开具成绩单或毕业证明，可由当事人提出申请，经学习中心同意，学院教学事务部负责提供。
第十条 本办法自发布之日起执行。
第十一条 本办法由西南交通大学网络教育学院负责解释。
二O一二年三月二十七日
网络教育学院 2012年3月 28日印发