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西南交通大学网络教育学院 毕业档案管理办法(试行)

发布时间:2018-05-23     点击:368     来源:继续教育部

西南交通大学网络教育学院文件


西交校网院[2012]6号


西南交通大学网络教育学院

  毕业档案管理办法(试行)


为加强对西南交通大学网络教育学院(以下简称学院)毕业档案的规范管理,根据《高等学校档案管理办法》和《西南交通大学网络教育学生学籍管理规定》,结合网络教育的实际情况,特制定本办法。

第一条 毕业档案由学院安排专人负责收集、归类和整理等工作。档案管理员应严格执行国家对档案管理的有关规定,确保档案的完整和安全。

第二条 学生符合毕业条件时,根据学生的学籍档案,建立其毕业档案。毕业档案包括以下材料:

1、《西南交通大学网络教育学生录取情况表》;

2、《西南交通大学网络教育学生学籍及成绩记录表》;

3、《西南交通大学网络教育学院毕业生登记表》。

第三条 《西南交通大学网络教育学院毕业生登记表》是毕业档案中的重要材料,学习中心应予以高度重视和积极配合,做好组织填写和审核工作,具体要求有:

1、学习中心应于学生毕业前最后一学期组织学生做好填写工作;

2、学习中心按“填表说明”的要求逐份审核学生所填信息并签署“学习中心意见”。“学习中心意见”应是对学生在读期间的学习表现、考试纪律等情况的全面评价,鉴定内容不得少于50字。

3、学习中心按班级和学号整理齐备并附清单后上交学院。上交的时间上半年不得晚于5月30日,下半年不得晚于10月30日。

第四条 毕业档案统一使用“西南交通大学学生档案袋”封装,粘贴“西南交通大学密封条”并加盖公章后,按批次将毕业档案移交到学习中心。学院原则上不面向毕业生发放档案。

第五条 学习中心收到档案后应立即仔细清点核对,并于3个工作日内按要求反馈档案签收记录,由学院档案管理员做好相关记录并留存纸质材料备案。

第六条 学习中心应妥善保管毕业档案,并做好档案的整理和发放工作。保管过程中必须保持档案密封的完整无损,不得遗失。向学生发放档案时应做好签收记录,若学生委托他人带领,则须附学生委托申请及代领人的证明材料。

第七条  毕业生不得自行拆开档案,否则该档案作废。凡因毕业生个人原因造成档案遗失或损坏的,毕业生应负完全责任,学院不再受理重新制作档案的申请。学习中心应做好相关宣传和解释工作。

第八条   任何人不得涂改或伪造毕业档案材料,如发现,一经查实,报有关部门处理,追究当事人的责任。

第九条 已毕业学生的档案资料,一经发放后原则上不再补发,若需开具成绩单或毕业证明,可由当事人提出申请,经学习中心同意,学院教学事务部负责提供。

第十条 本办法自发布之日起执行。

第十一条 本办法由西南交通大学网络教育学院负责解释。







二O一二年三月二十七日












网络教育学院                            2012年3月 28日印发


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