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继续教育部质量管理手册

发布时间:2019-01-08     点击:55     来源:继续教育部


继续教育部质量管理手册


一、管理理念1

   1.部门机构设置1

   2.部门质量方针1

   3.部门质量目标1

二、岗位职责1

   1.部门工作职责1

   2.部门人员岗位职责2

(1)办公室主任2

(2)学历干事2

(3)综合干事 2

(4)培训管理干事3

   3.部门人员任职条件3

三、资源管理4

    1.部门人员行为规范4

    2.部门资产管理规范4

    3.部门经费管理规范4

    4.部门档案管理规范5

四、管理制度5

    1.目前正在执行的制度5

(1)成人教育教学管理规定5

(2)函授站工作流程5

(3)教学管理规定5

(4)函授教学档案管理规范5

(5)函授教学过程实施规范5

(6)函授生毕业论文(设计)管理规定5

(7)函授教材管理办法5

(8)关于“优秀评教毕业生”工作的意见5

(9)函授学生工作流程5

(10)函授教学环节管理细则5

(11)继续教育服务企业优惠办法(试行)5

(12)继续教育目标管理费用计算办法(试行)5

(13)函授面授任课教师选派办法5

五、服务管理规范(质量标准)6

   1.事务名称6

(1)主要负责成人函授专本科学历教育6

(2)行业企业非学历培训教育6 

   2.质量目标6

   3.操作人员分工6

   4.操作程序及标准6

(1)学籍管理6

(2)教学管理8

   5.适用范围10

   6.相关表单10

六、评价与改进11

   1.部门人员及工作质量评价办法11

   2.部门接受投诉(或反馈问题)处理与改进办法12

(1)投诉事项处理程序12

(2)改进目标与措施12

 


一、管理理念

1、部门机构设置

陕铁院继续教育工作是由2005年设立独立的教学管理部门——继续教育部,具体开展成人学历教育与非学历继续教育。继续教育部,设主任1名,办公室主任1名,管理人员7名,办公室3间,设主任1间,管理人员1间,档案资料与教材1大间。

学院目前办学条件完全能满足函授专升本学历教育工作需要。在院长、教学院长领导下,在各教学部门从管理体制、管理人员、办公条件、教学场所等方面支持下开展工作。依托学院面向行业企业,发挥校本资源优势,开办在岗成人高等学历教育。多年以来继续教育坚持以开展本校函授成人专科学历教育和本科院校在我院设置的函授站开展专升本等学历教育并举模式,同时开展各类社会培训的非学历继续教育。

2、部门质量方针

以服务行业企业职工继续教育为主线,开展学历教育与非学历教育。实施质量工程,严格考试与学籍管理,围绕行业企业订单培训包,创新校企双考三结合培训模式,规范管理、科学发展。

3、部门质量目标

继续教育坚持“服务行业企业与地方经济”的办学宗旨,以“做强企业培训、做大学历教育”为工作目标,以团队精神为凝聚,以完善社会服务机制为重点,以规范管理为基点,以保证培养质量为前提,面向社会、面向行业、面向企业、面向地方、努力开拓,形成特色鲜明、形式多样、层次齐全、质量优良的继续教育办学体系,建立行业企业公认的继续教育名牌院校。

 

二、岗位职责

1.部门工作职责

(1)全面责任全院成人教育工作,负责成人教育的教学管理、学籍管理、学生管理和招生管理,负责本科函授站的所有工作。

(2)负责组织拟定成人教育教学计划及课程教学大纲,负责拟定成人教育教学管理的规章制度。

(3)负责编制年度成人招生计划,负责成人招生宣传、新生录取和报到工作,负责成人教育学生管理、学籍管理、学生档案管理工作。

(4)负责安排成人教育学期教学进程表、课表、教师聘任,组织成人教育教学活动、教学检查,负责成人教育学生考试管理和教材管理工作。

(5)全面负责学院社会、企业培训项目开发和组织管理等工作。

(6)负责“陕西省成人继续教育、社区教育培训基地”工作。

(7)负责西南交通大学工程硕士教学点的招生与考试的组织、教学管理等工作

(8)负责与院长签订年度目标责任书,负责完成继续教育全年目标任务及考核工作。

(9)协助财务处做好继续教育学费的收缴工作,负责本部门的资产管理、档案管理工作。

(10)完成领导和上级组织临时安排的其他工作。

     2.部门人员岗位职责

     (1)办公室主任

(1)配合部门负责人做好部门各种接待工作。

(2)负责部门教学管理和相关科研立项申报工作。

(3)负责招生计划编制、招生宣传资料的印刷、发放工作。

(4)负责部门7S管理监督检查工作。

(5)负责学历教育学费收缴及相应管理工作,负责继续教育各种费用收支工作,负责部门财务管理、结算和核对工作。

(6)负责部门会议召集、记录。

(7)负责部门文件起草、制度草拟、数据汇总、填报等。

(8)负责安排学期期末考试、补考及毕业考试等考试的组织考务工作。

(9)负责安排毕业设计指导教师,毕业答辩等工作。

(10)负责培训教师的考核及聘任,监督管理,资料存档,培训教师库建设等工作。

(11)负责培训教师课酬统计与发放。

(12)协助部门负责人开发培训项目,外出调研与回访、跟踪培训市场。

(13)负责培训合同的起草、修改和各项手续。

(14)联系餐饮中心、机房等与培训直接相关的部门为培训服务,并负责办理与相关部门手续等。

(15)负责部门资产管理工作。

(16)负责陕铁院招待所的日常管理工作。

(17)负责毕业证书、学位证书的发放工作。

(18)完成领导交办的其它工作。

    (2)学历干事

(1)负责学籍及学历电子注册工作,转学、休学、复学及学籍异动申请审批。负责新生注册工作及入学资格审核,学期注册。

(2)组织完成图片采集及毕业生相片网上核查工作。

(3)负责毕业生毕业资格与学士学位授予资格复审,并做好毕业率与学位率统计工作。

(4)负责毕业证书的打印与领取工作。

(5)负责历届毕业生、退学学生的学籍证明和退学证明。

(6)完成在籍学生及毕业生的各项报表工作。

(7)负责学生数据库的日常维护。

(8)负责成人招生、录取、报到工作。

(9)负责与各系教研室主任及时磋商拟订和修订教学计划、教学大纲。

(10)负责落实各年级授课计划,编制课程表,安排落实上课、考试所需的教学场地及设备。

(11)负责每学期期末考试、补考、毕业考试及答辩等组织考务工作。  

(12)负责安排毕业设计指导教师,毕业答辩等工作。

(13)负责试卷的收集、整理、印制、装订、组织批阅、保管存档等工作。

(14)负责考勤、考试资格审查及学生管理工作(含研究生教育)。

(15)负责毕业生图片采集和相片的通知、收集、核查、管理工作。

(16)负责学位英语考试通知、管理等工作。

(17)负责任课教师、阅卷教师、监考人员、班主任津贴等任务量统计核算工作。

(3)综合干事

(1)负责部门会议召集、记录。

(2)负责部门文字数据起草、数据汇总、填报等。

(3)负责部门报销汇总、分析工作。

(4)协助校内培训公寓、餐饮中心、机房等与培训直接相关的部门,并负责办理与相关部门手续、报销。

(5)负责部门对外接待等相关事项。

(6)负责对上(函授学院或学校)对下(我站下设函授点)的教务对接及相关业务联系工作和教务管理工作。

(7)协助部门负责人开发新的函授站点。

(8)负责函授站点管理办法的起草工作。

(9)负责高起专的相关专业增减申报和人才培养方案的审定工作。

(10)负责部门网站、微信公众号的日常维护等工作。

(11)负责部门活动新闻稿件信息采集、撰写与发出报道等程序工作。

(12)负责招生宣传工作。

(13)协助完成部门接待工作。

(14)负责制度部门宣传规划。

(15)负责部门宣传栏更新工作。

(16)负责部门各种影像、视频的收集、保存工作。

(17)负责社区教育、扶贫等工作。

    (4)企业培训干事

     (1)协助部门负责人开发培训项目,外出调研与回访、跟踪培训市场。

     (2)负责培训合同的起草、修改和各项手续。

     (3)协助系部负责培训方案、课表的编制。

     (4)协助系部负责培训教师的选聘和培训任务的分配。

     (5)负责培训开班与结业典礼的安排、会场布置、照相、新闻撰写与报道等工作。

     (6)负责培训过程管理与考核;填写培训教师与学员考核表、督促教师写好教师日志等。负责培训结业考试、成绩汇总、培训学员信息卡填写、结业证办理、优秀学员的评选等工作。

     (7)负责培训质量跟踪调查、组织座谈会、汇总分析调查表形成报告。

 3.部门人员任职条件

(1)热爱祖国,拥护党的路线、方针、政策、遵纪守法、遵守学校的规章制度

(2)有较强的事业心和责任感,热爱并能长期从事教育事业,具有良好的职业道德,服从组织安排。

(3)仪表端庄、稳重大方、善于沟通和表达、乐观上进。

(4)工作自觉性、主动性、独立性强、认真务实、团结协作、积极肯干、肯于吃苦、能随时出差和加班。

(5)一定的写作能力和计算机应用能力。

(6)大学本科学历以上文凭。

三.资源管理

1.部门人员行为规范

(1) 拥护中国共产党的领导,热爱社会主义祖国,认真学习马列主义,毛泽东思想,邓小平理论,自觉践行“三个代表”重要思想和科学发展观,在政治上、思想上、行动上同党中央保持一致。

(2)自觉遵守党贺国家的法律法规,认真贯彻学校、学校的有关决议,遵守学校、学院各项规章制度,维护学校,学院声誉和合法权益,爱岗敬业,忠于职守,秉公办事。

(3)自觉遵守学院和谐稳定,团结同志,互谅互让,严于律己,宽以待人,艰苦奋斗,勤俭节约,爱护公物。

(4)遵守考勤制度,按时上下班,有事(病)不能上班须事先请假,时候销假。

(5)不擅离工作岗位,确因工作需要外出,影响部门领导说明原因,告知去向。

(6) 职责范围内能办理的事应立即办理,不推诿、不拖延。

(7)接听电话热情,耐心解答同学咨询的每个问题。

(8)保持办公环境卫生清洁,办公物品摆放整齐有序。

(9) 衣着整洁,仪表大方,举止得体。

2.部门资产管理规范

     (1)要建立健全固定资产明细账,详细记录设备名称、型号、规格、数量、价格。

     (2)要完善进、出手续,做到与学校主管部门两账相符。

     (3)账面记载要做到与本院使用者(部门或个人)账物相符。

     (4)固定资产使用者应对本院配置的设备要做到合理使用、认真保管、精心维护。

     (5)因责任事故造成设备丢失、损坏者,固定资产使用者应按学校有关规定予以赔偿。

     (6)部门所有人员都应自觉增强固定资产管理意识,形成使用、保管和维护设备的良好习惯。

     (7)固定资产管理员应及时向学校有关管理部门办理固定资产的报废手续(淘汰过时、无法借用、无法修理的固定资产等)。

3.部门经费管理规范

(1)继续教育办学和非学历教育培训收入是学校事业收入组成部分,统一纳入学校财务管理。

(2)按学年统一收取学费,并出具规范票据。

(3)学生缴纳学费后,若因故退学或提前结束学业,根据学生实际学习时,按规定退剩余学费。

4.部门档案管理规范

 教务处成教部要提高对加强教学档案工作重要性的认识,进一步加强领导,指派专人负责教学档案的收集、整理和归档工作。

 任课教师、教学管理人员要积极配合,按照规范要求,及时将自己的教学档案材料交送主管人员。

 主管人员要加强日常的督促和检查,确保教学档案收集齐全、完整。

 教学档案每学期收集整理一次,按学年进行归类、装订,妥善保管。

 教学档案工作作教务处成教部教学及教学管理工作评价的重要指标之一。对于教学管理混乱,教学档案资料不全的人员,将给予相应处理。

 

四.管理制度

1. 目前正在执行的制度

(1)成人教育进修人员管理办法

(2)函授站工作流程

(3)教学管理规定

(4)函授教学档案管理规范

(5)函授教学过程实施规范

(6)函授生毕业论文(设计)管理规定

(7)函授教材管理办法

(8)函授学生工作流程

(9)继续教育部宣传管理办法

10)函授教育优秀教师评选办法

(11)优秀成教毕业生评选办法

(12)陕铁院函授生学籍管理办法

(13)函授学生录取、报到、毕业注意事项

(14)陕铁院函授教育班主任管理办法

(15)陕铁院函授教育招生宣传奖励办法

(16)继续教育部例会管理规定

(17)继续教育部办公室耗材管理办法

(18)继续教育部办公室考勤管理办法

(19)继续教育部公务接待管理办法

(20)继续教育部报销管理规定

(21)继续教育部印章管理规定

(22)陕铁院企业培训管理办法

(23)陕铁院企业培训档案管理办法

(24)陕铁院招待所维修管理办法

(25)陕铁院招待所易耗品采购管理办法

(26)陕铁院招待所员工管理办法

 

五、服务管理规范

  1)事物名称

(1)主要负责成人函授专本科学历教育

(2)行业企业非学历培训教育

  2)质量目标

   以巩固基础、提高办学层次和提高办学质量为着力点;以规范办学、依法办学、诚信办学为办学原则;稳定发展学历教育,大力发展非学历教育,积极发展涉外工程和国际培训;充分挖掘学校资源,加大联合办学力度,积极推进函授等其他教育,拓展办学空间;深化教学改革,学分制内容列入教学计划,人才培养质量稳步提高;建立激励机制,提高各方面积极性;优化继续教育工作队伍,提高管理水平,做大学历教育,做强企业培训,逐步把继续教育部建设成为学习型和开拓型的部门。

   3)操作人员分工

姓名

办公室

办公电话

工作职责范围

李秋全

临渭C404

2221162

主任,全面主持工作

赵海明

临渭C402

2221159

办公室主任、企业培训干事

王静

临渭C402

2221159

学历干事

方芳

临渭C402

2221198

综合干事

   4)操作程序及标准

  (1)学籍管理

第一部分新生电子注册

 符合国家招生规定录取的新生,持录取通知书在规定的时间内到指定地点办理报到注册手续。因故不能按期报到者,应当向函授站请假,并附相关证明,假期一般不超过两周。未请假或请假逾期者,除因不可抗力等正当事由以外,视为放弃入学资格。

 新生入学后,函授站在三个月内按照国家招生规定对其进行复查。复查合格者予以注册,取得学籍。在规定的时间内,经复查,不符合录取条件者,取消其入学资格。

 每学期开学时,学生应当按学院规定办理报到、注册手续。不能如期注册者,应当履行暂缓注册手续。未按学院规定缴纳学费或者其他不符合注册条件的不予注册。

第二部分  考核与成绩记载

学生参加教学计划规定的课程的考核,考核成绩记入成绩册,并归入本人档案。

 考核分为考试和考查两种。成绩的评定,考试成绩采用百分制,60分为及格,60分以下为不及格;考查成绩采用五级制(优秀、良好、中等、及格、不及格)。

学生因特殊原因,不能按时返校参加课程考核,可以提出缓考,缓考应事先向班主任申请,并附有关证明,报经继续教育部主管领导批准,缓考课程按卷面成绩记载。

考核不及格的课程可以在下学期初补考一次,补考一般不予以缓考,不及格者毕业前给予一次补考机会。

 学生思想品德的考核、鉴定,以《学生手册》为主要依据,采取个人小结,师生民主评议等形式进行,由班主任负责写出有关实际表现的评语。

 学生不能按时参加教育教学计划规定的活动,应事先向班主任请假并获得批准。

所授课程的任课教师和班主任共同考勤,学生出勤情况按比例记入学生的平时成绩。

第三部分  休学、复学和退学

 学生因故需要休学,须持有关单位证明,本人提出申请,经继续教育学院批准后方可办理休学手续。休学一般以一年为限,连续休学不得超过两年。

 学生休学期满,应于第二年四月一日前本人提出复学申请(因病休学者,须由县以上医院证明其确已恢复健康能坚持学习),经继续教育部批准后,办理复学手续。

 学生复学后,编入相应专业的班级学习,若所学专业无相应班级的,可转入相近专业班级学习。

 学生退学,不退学费、不再保留学籍。退学的学生,均不再办理复学手续。

 学生应征入伍,学院保留其学籍至退役后一年。

 对学生的退学处理,需持有学生本人的退学申请书,由函授站向学历主办高校提出书面申请。对退学的学生,出具退学决定书并送交本人,备案。

第四部分  毕业和结业

 学生在籍期间,学完教学计划设置的全部课程,完成各个教学环节,成绩合格,发给毕业证书。

 学生在籍期间,学完教学计划规定的全部课程,若有成绩不及格者,发给结业证书。申请重修者,若重修考试成绩及格,按通过日期签发毕业证书。

 毕业生对所发的学历证书应当妥善保管;

   (2)教学管理

第一部分  辅导答疑与作业

 辅导答疑是函授学习的必要形式,其目的是帮助学生解决学习中遇到的疑难问题,提高学生的自学质量,锻炼自学能力。辅导答疑分口头答疑和书面答疑两种形式。口头答疑在面授期间进行;书面答疑在全学年中任一时间均可进行,学生可通过电子邮件、书信等方式向教师提出学习中遇到的疑难问题,由相关教师负责进行解答。

 作业是督促和检查学生完成自学计划、提高自学质量的重要环节,也是考查学生平时成绩的必要形式。作业在面授后自学期间完成,于下学期面授时交函授站。不交作业的学生不得参加考试。作业成绩占总评成绩的20%。

第二部分  面授和考试

 面授是函授教学中的重要环节,通过面授教学启发和引导学生进一步深入钻研教材,解决学生在平时出现的疑难问题,帮助学生掌握教材的重点和难点。集中面授时,学校选派或聘请讲师以上的教师担任主讲,一般每天讲课6学时,面授讲课总学时一般占在校生同类型、同专业总学时的40%以上。学生在参加面授前,应按规定要求完成自学预习任务,以保证面授效果。

 函授生必须按时参加面授,面授学习期间的考勤占总评成绩的20%。

 函授生若有特殊情况不能参加面试时,须由本人写出申请,出据相关证明,报函授站批准。对于办理请假手续的学生,允许参加考试,按线性方式扣除考勤分,未办理请假手续者,按旷课处理。

 考试时考核学生对所学课程的基本理论、基本知识、基本技能的理解和全面掌握程度及综合运用能力。其考试的卷面成绩占总评成绩的60%。

 凡考试不及格者,可参加补考;补考或缓考不及格者,可参加毕业补考或申请重修。

 函授生的正常补考,于课程面授后的下一学期面授期间进行,毕业补考于最后一学期面授期间进行。毕业补考仍有两门以内不及格者,允许在毕业后一年内完成重修,但必须在毕业时办理重修手续。

第三部分  毕业设计(论文)

 毕业设计(论文)是函授教育的重要环节,是对函授生在知识和理论方面进行一次综合性的考核。因此,函授站加强领导,精心组织,精心设计,紧密联系实际,慎重选题,认真指导函授生进行毕业设计(论文)。

 函授生在进行毕业设计(论文)的过程中,要认真进行调查研究,广泛收集材料,勤于思考,独立完成毕业设计(论文)所规定的各项任务。

 函授生毕业设计(论文)按一门考核课的成绩计算。

 函授生必须进行毕业设计(论文)答辩,毕业设计(论文)考核成绩由毕业设计(论文)和答辩成绩综合评定。

 毕业设计(论文)不及格者,允许在毕业前重修一次,经过重修仍不及格者,按结业处理。

   (4)适用范围

 行业企业职工再教育者,学历提升,现因升迁,提干等发展,需要获得相应的学历文凭者。

 暂时没有稳定职业,希望能趁这段时间为自己充电,提成学历以便将来谋求更好的发展者。

 在行业工作,为取得相关行业资格证而需要获得相应的学历文凭者。

 从事行业工作强度较大,经常出差或者早晚班不固定,平时没有太多时间来校听课,但又希望能通过业余时间学习获得更高的学历文凭者。

   (5)相关表格

 新生入学登记表

 毕业生登记表

 教学检查记录表

 成绩修改表

 毕业设计指导教师审批表

 函授学生签到表

 继续教育培训学生档案卡

 企业培训签到表

六、评价与管理

   1)部门人员及工作质量评价办法

  (1)部门人员工作态度、责任心,由学生每年评一次,评价等级分为(优、良、中、差)

  (2)常规工作完成情况及培训进修与专业水平发展等,由主管行政每年评一次,评价等级为(优、良、中、差)

   2)部门接受投诉(或反馈问题)处理与改进办法

为了保护学生和其他组织的合法权益,规范投诉处理工作,提高部门服务质量,特制定本规定。

投诉人对被投诉人进行投诉,可以通过电话等形式进行。投诉电话:0913-2221162

(1)投诉事项处理程序

投诉事项的处理程序为:投诉受理-调查核实-研究解决意见-与投诉人沟通-公布处理结果

事实清楚,情结简单,由部门主管领导调查,并在三个工作日内办理完毕。

重要投诉事件,由部门主管领导向学院汇报,并按院办决议直接调查处理或部门共同调查处理,并在十个工作日内办理完毕。

(2)改进目标与措施

    整改目标:树立全方位灵活服务、热情周到服务、耐心细致服务、科学创新服务的“四个服务”理念,全面提升部门服务和管理水平。

   整改措施:

 加强沟通协调,形成工作合力。在今后的工作中,除了和分管的同事多沟通外,和其他的科室也要勤交流,集思广益的开展好各项工作,把业务基本功做扎实,做到零投诉。

 要正确处理集体与个人分工负责的关系,顾全大局,密切配合,相互支持,同事根据集体的决定和分工,切实履行自己的岗位职责

陕西铁路工程职业技术学院

继续教育部

2019年1月8日


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