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继续教育部公务接待管理管理办法(试行)

发布时间:2019-01-02     点击:22     来源:继续教育部

继续教育部公务接待管理管理办法(试行)

继教〔2018〕12号

为进一步提高继续教育部的接待管理水平,促进接待工作的规范化,更好地反映部门精神面貌,增进友谊、交流信息、有效改善部门外部环境,树立部门良好形象,特制定本办法。

第一章  接待工作的主要任务

第一条  安排上级部门、企业来访人员和其他与部门有业务联系的人员的衣食住行。

第二条  安排重要来宾的检查、考察、调研指导等活动。

第三条  安排大型会议的会务工作。

第四条  开展部门公共关系工作,协调好部门的外部环境。

第二章  接待工作的基本原则

第五条  坚持为部门发展服务的原则,强化公关意识,增强接待工作深度,宣传部门形象,提高部门声誉,并最大限度地获取有效信息。

第六条  接待工作要坚持规范化、标准化,符合礼仪要求,按制度和程序办事,克服随意性;既要严格执行学院有关廉政建设的规定,又要增加与来访单位之间的感情,同时也要完成领导交办的工作任务。

第七条  接待安排应根据来宾的身份和任务,安排不同领导的接待,确定相应人员的陪同;既要热情周到、也要讲节约,量力而出,反对铺张浪费。

第八条  坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理,办理重要接待事务;对涉及较强业务性的接待事务,应由有关系部牵头对口接待,办公室配合。

第九条  接待工作中应自尊自重,本着尊敬来宾的原则,搞好服务,不允许发生有损部门形象的事件。

第十条  凡有部门接待活动,宣传人员要及时跟进,按照《继续教育部宣传管理办法》进行跟踪报道。

第三章  接待工作的程序与规定

第十一条  日常接待工作的规范:

1.接打电话时,要使用您好、请问贵姓、 您找哪位、请稍候、谢谢等礼貌用语。

2.在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料,不能等电话接通后,因找所需要的东西而让对方拿着听筒等候。

3.当客人来访时,应热情迎接,主动引客人到办公室或接待室交谈并倒茶续水。不能让客人长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时,应将办公桌上的文件、资料安放好,以免泄密或丢失。

4.宴请客人时,应根据宴请的性质和规模,分为工作餐、聚餐、宴会;根据来宾的身份,确定对等级别的人员座陪。

第十二条  一般性接待工作的程序:

1.接待前的准备工作,要对来宾的基本情况做到心中有数,制定和落实接待计划,做好接待前的细节工作。

2.接待中的服务工作,要安排专人迎接来宾,妥善安排来宾的生活,商定活动日程,安排部门领导看望来宾,精心组织好活动,安排宴请和参观,为客人订购返程车(船、飞机)票。

3.接待后的完善工作,要诚恳地向来宾征求接待工作的意见,且询问未尽事宜,并把已经订好的返程车(船、飞机)票送到客人手中,商定离开驻地的具体时间,安排好送客车辆及送客人员。

第四章  接待工作的有关要求

第十三条  根据领导意图及客人的需求,掌握接待工作的规律,做到目标明确,思路清晰,计划周密,主次分明,机动灵活,以高度的责任心,发扬严、细、实、真作风,扎实做好工作。

第十四条  严格执行规定和标准,坚持请示报告制度,在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用,一律不予签字报销。

第十五条  接待时着装要整洁大方,举止谈吐文明礼貌,服务热情、周到、耐心,保持良好的精神风貌,从各方面体现部门的良好形象。

第十六条  办公室人员要不断加强学习和培训,熟悉接待服务管理知识,掌握公共礼仪规范,了解学院和部门的基本情况以及本地的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识,并具备必需的应变能力和语言表达能力。

第十七条  部门接待工作要建立接待档案,详细记录来宾的详细信息,总结接待工作的得失,不断改进接待工作流程和规范,提升接待工作质量。

第五章  附则

第十八条  本管理办法自继续教育部部门会议通过之日起开始实施。

第十九条  本办法由办公室负责解释。

 

 

                                                                                                                                                                                       继续教育部

                                                                                                                                                                                   2018年1月20日

 


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