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继续教育部会议管理规定(试行)

发布时间:2019-01-02     点击:14     来源:继续教育部

继续教育部会议管理规定(试行)

继教〔2018〕13号

为加强部门工作协调,督促部门工作落实,提高部门工作效率,全面完成各项工作任务,特制定本规定。

第一章  会议管理机构

第一条   办公室负责会议管理,所有会议须经部门负责人批准后备案。

第二条  会务工作主要由办公室主任负责,其他人员应予协助。

第三条  会议资料由办公室专人整理、分发、立卷、存档。

第二章  会议分类及规定

第四条   继续教育部会议分三类:全体人员会议、专题会议、办公室例会。

第五条  全体人员会议规定如下:

1.主持记录:由办公室主任主持,办公室综合干事记录。

2.召开时间:每双周周五下午3:00。特殊原因需要延期召开或因重要事项需要临时召开的由办公室提前通知。

3.参加人员:全体人员。

4.会议内容:两周工作总结、下两周工作计划、专题及其他需要部门全体人员讨论或表决的事项。

第六条  专题会议规定如下:

1.主持记录:由办公室召集,部门负责人主持,办公室主任进行会议记录。

2.召开时间:由部门负责人根据实际工作需要召开。

3.参加人员:部门负责人、办公室主任及相关工作人员。

4.会议内容:根据部门实际工作需要确定。

第七条  办公室例会的规定如下:

1.主持记录:办公室例会由办公室主任主持,办公室综合干事进行会议记录。

2.召开时间:每周一上午9点召开。

3.参加人员:办公室所有人员,必要时邀请部门负责人参加。

4.会议内容:总结、汇报上周的工作情况,安排本周工作计划。 

第三章  会议召开程序

第八条  会议安排:

1.凡需要临时召开的会议,办公室应在召开前1-2小时通知参会人员。

2.凡已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需临时安排其它会议,办公室应提前1-2小时报部门负责人审批后通知各参会人员。

3.办公室例会必须考虑学院的统一安排,不得与学院会议安排产生冲突。

4.会议一经确定,与会人员应预先做好各项工作安排,原则上不可请假、缺席或迟到,遇特殊情况须提前向办公室主任请假,获得批准后方可指派专人代为参加,会后应主动询问会议内容及交办事项,确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

第九条  会议的准备:

1.部门有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议,应由办公室提前做好投影设备连接调试工作;

2.会议需要留存资料的应提前通知做好拍照、摄像工作。

第十条  会议召开及传达:

1.应明确会议的目的,以解决问题提高效率为准则,不开无边际的会议。

2.参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。

3.与会者的发言要言简意骇,会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制,每次开会中应该强调发言的时间要求。

4.参会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录,以便于会后向部门人员准确传达会议精神,落实各项工作任务,办公室将不定期抽查与会人员的会议记录。

5.部门会议的会议纪要由办公室专人负责整理并由部门负责人审阅签发,会议纪要应分发给与会人员,必要时,分发给相关部门。    

6.会议结束后办公室负责将问题进行汇总、分类,并将会议中发现的问题进行整理、分类、下发。会议决定事项的督办、检查和追踪由办公室专人负责,根据规定的时间节点逐项跟进,并在下一次例会前将完成情况报部门负责人。

第四章  会议纪律

第十一条   要严格遵守会议的开始时间,提前5分钟到达会议现场,会议记录人员登记到会情况。

第十二条  所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间,所有与会人员不得看报纸杂志等做与会议无关的动作。

第十三条  会议需要表决时,原则上采取少数服从多数的方法,特殊情况可集中,一经会议决议之事,应按期完成。对于需要在会议上讨论的问题,提前与相关人员沟通,以便于及时通知所有参会人,在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。

第十四条   重要会议决议或记录未正式公布前,与会者不得提前透露会议内容。

第五章  附则

第十五条   本制度由办公室负责解释,如有未尽事宜,将按部门相关规定执行。

第十六条 本办法自继续教育部部门会议通过之日起实施。

 

附件1:会议纪要

附件2:会议签到表

 

继续教育部

2018年1月23日


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